Quelques recettes pour une réponse écrite claire qui donne envie de travailler avec vous…
Un mémoire technique en réponse à un appel d’offres est dense. Plusieurs centaines de pages, avec parfois plus de 20 cahiers. Sans compter les annexes… Réaliser la réponse écrite d’une réponse à appel d’offres est un exercice compliqué. Comment rendre digeste ce type de document ? Comment s’assurer qu’il soit lu, au moins partiellement, par les véritables décisionnaires de l’appel d’offres ?
L’enjeu est de taille : pour ce premier contact avec le client, la première impression doit être la bonne. Et la pertinence de l’offre, sa qualité, doivent sauter aux yeux.
Les solutions
1. Adopter une démarche collaborative
La priorité d’une réponse écrite est de rassembler les contributions de chacun, comme par exemple dans le BTP : les responsables et ingénieurs Courant Fort, GMAO, IT, les responsables commerciaux, Innovation, RSE, etc. qu’ils soient de votre entreprise mandataire ou externes dans le cadre d’une réponse en groupement.
Pas question que des incohérences, voire des chiffres erronés soient publiés en raison d’une mauvaise coordination. Il est donc indispensable de rassembler toutes les informations sur des fichiers administrés collaborativement sur un Drive, SharePoint… afin que chacun ait une vision globale de l’offre au-delà de « son » offre.
Mais cela ne suffit pas.
- Le deuxième objectif est de rendre facile et digeste à lire cette grande masse d’information.
2. Adopter une charte graphique des documents
10 contributeurs peuvent générer autant de documents Word différents. Et, bien souvent, les informations majeures sont noyées dans la masse.
Il existe des logiciels de réponse standard à appels d’offres avec des champs prédéfinis à remplir. Certains sont très bien conçus et ont mis de l’ordre dans des organisations très silotées. Mais le résultat graphique est souvent assez uniforme et sans relief… c’est dommageable surtout si des concurrents utilisent la même solution.
- La solution : créer des templates Word avec une mise en page bien structurée, des niveaux de lecture cohérents et des mises en exergue pour animer la lecture.
Et bien sûr « verrouiller » suffisamment le doc pour éviter les fausses manips des contributeurs. Solution d’appui : réaliser des mini formations aux équipes pour leur apporter une réelle montée en compétence et plus d’autonomie de réalisation.
3. Créer des infographies pédagogiques et modifiables
Rappelons l’objectif : une bonne infographie doit permettre de comprendre un sujet complexe en un coup d’œil. C’est une histoire. Et on ne raconte pas trois histoires en même temps. Ni quinze à fortiori !
Prenons l’exemple de la présentation d’un écosystème de partenaires : des dizaines de logos sont jetés pêle-mêle sur une page : fournisseurs du tissu local, associations d’insertion, partenaires…. Quel est le point d’entrée visuel pour capter l’attention du lecteur ?
- Chaque infographie doit se concevoir comme une histoire, avec un début, une fin, avec un graphisme épuré et élégant respectant les habitudes de lecture d’un être humain.
Cette règle s’applique aussi aux schémas fonctionnels ou aux schémas de processus.
Autre travers nuisant à l’attention et à la cohérence : le recyclage au chausse pied des slides PowerPoint de présentations passées ou même le vol de schémas sur internet, qu’il s’agisse de la RSE, du soutien de personnes en situation de handicap ou du service client multicanal ! La réponse ici est d’être en harmonie avec la charte graphique avec des infographies paramétrées pour être modifiables par chacun sans tout casser. Réalisée sous PowerPoint, elles permettront des mises à jour par les contributeurs et des réutilisations futures. Il s’agit ni plus ni moins d’industrialiser un processus graphique.
4. Nommer un responsable qualité
En matière de typographie, d’orthographe, de vocabulaire, 20 contributeurs appliquent 20 règles, 20 types d’erreurs ou 20 façons de travailler.
- L’homogénéisation est donc indispensable avec un responsable qualité, un correcteur qui aura regroupé au préalable des conventions de rédactions.
Ce travail va de pair avec le lissage graphique final harmonisant visuellement le mémoire technique et tous les supports.
5. Dernier point : n’oubliez pas de rédiger une synthèse de l’offre
Un « executive summary » permet de faire ressortir les points saillants de l’offre en particulier pour un décideur non initié. Faites-le rédiger de préférence par une plume apportant un regard extérieur neutre, à même de prendre de la hauteur et de challenger la proposition avec bienveillance.
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Cet article a été réalisé en collaboration avec Paul-André Tavoillot, directeur d’Easytender (Rumeur Publique).
